手早く簡潔で好印象を与える!メールの書き方のコツ

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ビジネス電子メールの書き方―読まれるメールはこんなに違う!

コミュニケーションツールとして活用する

電子メールの特徴と使い方

・ネチケットを守る

電子メール文の基本事項

・目的は何か?読み手は誰か?
・前文・末文は簡潔に書く
・5W1Hを確認する

簡潔でわかりやすい文

構成の基本パターン

・書く順番を考える。大事なことは最初に
・段落の主題は一つ
・長文には小見出しをつける
・見出しの改装は浅く

電子メール向きの文

・一文は50文字以内が目安
・不要な接続詞、語句、修飾語は削る
・能動態で書くのが原則
・主語と述語を近づける
・できるだけ肯定文で

正確な文

・係り受けを明確に
・解釈が1つしかできない文に
・具体的に書く

読み手に配慮した文

・引用は過不足なく
・勝手気に引用文の内容を変えない。
・引用文と返信文の対応に空白行を

箇条書き、表の基本事項

・順序が重要でない箇条書きには記号を
・順序がある箇条書きには番号を
・コロン(:)を使って簡潔に
・10項目以上の箇条書きは避ける

見やすい画面

面構成の基本

・見た目も内容もブロック化する
・一覧性に配慮する。
・画面を読む側の制約を考慮する

レイアウトの工夫

・1行は30~35字に
・並べる基準を決める
・インデントをそろえる
・空白行を入れて段落を明確に
・業務連絡の「記」「以上」は省略または左寄せに

見やすさの工夫

・見出しは目立つように
・見出しの階層関係をわかりやすく
・小数点はそろえる
・記号の使い方を統一する
・記号は順序を考えてつかう
・行頭・行末の禁則文字に注意
行頭:「。」「、」「,」「)」「]」 文末:「(」「[」
 を避ける

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