これからのビジネスパーソンに必須 「会議のまとめ役」ファシリテーターとは

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ビジネス大学30分 ファシリテーション

ファシリテーターとは

会議の方向付けを行うまとめ役

ファシリテーターに必要なPDS(PLAN DO SEE)

「PLAN(事前準備)」「段取り」

①アジェンダ 会議の目的や進行などを記載したもの

「時間の節約」「企画の綿密化」

② 作業計画表

  • 計画の実現性を準備段階で確認する
  • 進捗状況をモニタリングする

①「項目と概要を記す」②「必ずタスク番号をつける」③「期間の設定」④「担当者の割り振り」
⑤「進捗状況の確認」

③ 課題管理表

作成の基本 ①「課題の概要」②「重要度」③「指摘者と指摘日」

議事録作成の目的

①「次のアクションアイテムを明示する」
②「情報を共有する」
③「証拠を残す」

「DO(会議実施)」「仕切り」

アジェンダをもとに「趣旨説明」「各議題の説明」「趣旨・議題に関する合意の確認」「タイムテーブルの確認」を行う

ゴールの設定=ファシリテーションの成功

最も重要なことは、「会議の目的」を明確にすること

会議の目的は「テーマ」と「ゴール」から構成される

  • 「テーマ」とは、その会議において議論したい「話題」
  • 「ゴール」とは、「どこまで決めるか」という目標

議論の進展

  • <情報を共有> 正しい課題を整理し「見えるかたち」にする
  • <創造> アイデアや意見を出し合う
  • <調整> 議論して、案を絞り込んだり、意見をすり合わせる
  • <決定> 最終的な結論を出す

役割分担の確認

  • 会議における「役割」は、「参加者」「マネージャー」「ファシリテーター」「書記」「専門家」の5つ
  • ファシリテーターは、でしゃばらず、黒子に徹すること

交通整理 議論のポイントを絞る

  • 「交通整理」とは、会議のテーマとゴールに沿った方向に軌道修正しつつ、議論を前に進めること
  • ファシリテーターが論点を正しく理解していることが不可欠

議論の技術

優れた議論の要件 「目的に合った結論が出る」「参加者が結論に納得する」

① 論点が明確で十分網羅されている
② 論点を参加者が共有し必要な意見を述べている

議論の可視化 議論のまとめと記録

可視化の効果

①「記憶の外部化」②「言葉の定義の明確化」③「論点の拡大と深化」④「会議後の作業の軽減」

ポストイットでアイデアを俯瞰する

  • ポストイット上の意見は自由に動かせるため、手間が省ける
  • 文字として残るので、出された意見を議論し忘れることを回避できる

論点マップ

  • 議論の全体像を示して、掘り下げるべきことと、切り捨てるべきことを考察するための図
  • 「軸で分類」「計算式で分類」「プロセスで分類」「フレームワークを用いる」の4つ

ホワイトボードの活用

  • 板書の効果 「記憶の外部化」「言葉の定義の明確化」「論点の拡大と深化」「会議後の作業の軽減」
  • メンバーの思考のアウトプットを1カ所に集め、全員を1つの頭脳にすることが可能

事実を明らかにする 対策立案に必要な裏付け

  • 議論を明確化し、問題を発見したら、次に「問題解決」
  • 「事実に立脚する」こと、「裏付けを取る」ことが重要
  • 各発言の背景を見極めることも必要不可欠

次につなげるための「SEE(事後処理)」

会議のクロージング

  • 決定事項と今後やるべきことを確認する
  • 最後に「アジェンダ」「作業計画表」「課題管理表」の内容を確認する
  • 終了後、遅滞なく議事録を作成する

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