トヨタ自動車の生産現場を支える5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)を、オフィスの「片づけ」に応用

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トヨタの片づけ

「いつかは使う」には期限をもうける

(本書より抜粋)
私たちの身のまわりには、「いつか使うもの」があふれています。「この資料は、いつか役立つかもしれない」「この文房具は、いつか使うだろう」という思いから、ついついため込んでしまいます。
 これらとどのように向かっていくべきかが、整理のポイントになるのです。
「いつか使うもの」に対しては、必ず「いつまでに使うか」を問わなければなりません。つまり、期限をもうけるということです。

  • 身のまわりのものを
・いま使うもの
・いつか使うもの
・いつまでたっても使わないもの
に分ける

書類は先に入ってきたものから、先に出しなさい

(本書より抜粋)
たとえば、書類や資料は、整理を意識せずにいると、日々デスクの上に積み重なっていきます。すると、下のほうに埋もれてしまった書類や資料は、見返すことがありませんし、重要な案件が未処理になってしまう事態も発生します。ですから、書類や資料についても、先入れ先出しを徹底する。
 たとえば、デスク上に書類を受け取るためのトレーを1つ用意します。つまり、書類の入口を1つに限定するのです。そして、1日に何度か、そのトレーにたまった書類を入ってきた順に処理します。

  • まずA列の上からとっていく
  • A列を使い切ったら、B列の上からとっていく
  • その間にA列を補充しておく
  • B列を使い切ったら、再びA列の上からとっていく

必要なものを必要なだけ持つ

  • 毎日使うものは個人管理
  • 3日に1度しか使わないものはシェアする
  • 必要なものを必要なときにすぐに使える」ようにするために、モノの定位置を決める
  • それに続けて行っていくのが、「モノの定位置を明示する」
  • 「使わないもの」「使えないもの」に赤札を貼っていくことで無駄を省く
  • こうすることでモノの担当者がわかり、モノの存在そのものに気づくきっかけになる

1年間使わなかった名刺は処分

  • 1年間使わなかった名刺は処分し、いらなくなったメールも削除
  • 本は、処分する期限を決める
  • 使わない名刺を保管していても、生産性は上がらない

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