「仕組み整理術」で仕事の効率をあげる

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「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

仕組み整理術5原則

①統一化・一元化・自動化
②ルールを設け徹底実践
③ムダ時間削減を目指す
④整理しすぎない
⑤整理した時間を有効活用

PART1なぜ整理が必要か

1目的

仕事の効率化

2整理下手

整理下手の傾向

仕事遅い
何か探す時多い等

整理に能力いらない

整理のルールないだけ

3仕組み整理術とは

整理の対象

書類&机
PC&メール

時間

PART2 書類&机の整理

1最高の環境を作る

2ファイリング

書類の整理

フロー:処理中
 処理後ファイルor廃棄
ストック:保存
 内容/案件でまとめられるもの
  クリアブックへ
 それ以外
  寝かせて保存する書棚へ
 念の為とっておくもの
  ファイルごと引出へ
  大掃除で下から廃棄

サイズ・形の統一

A4に統一 A3は縮小印刷

作業中はファイルに

A4表紙に開始日書く
ファイルボックス
 使えば左端へ
 右端からストックへ

二段トレー

上段:新着
下段:保留

クリアブックで重要書類保存

ハーフポケット利用
背表紙つけ50音順に

3机を快適な作業環境に

4本・雑誌、名刺の整理

本の整理

まとめメモ作成
残したい本以外廃棄

雑誌の整理

情報取り出し廃棄

名刺の整理

面会日、場所、その人の特徴書く
月一で整理
 今後も接点ある人:名刺ファイルへ
 ない人:別の箱へ

PART3 PC&メールの整理

1一台のPC使いこなす

2PC内の整理

フォルダ分類

三層で外から
仕事
大分類:会社/ジャンル別
小分類:プロジェクト別
 で分類

ファイル名

日付
分類
プロジェクト
検索用ワード

デスクトップ整頓

大分類フォルダのみ10個程度

進行中はフォルダをデスクトップに

ファイルすぐ開ける
終了後分類フォルダへ
分類不可はその他フォルダへ
 →必要なら後で分類

バックアップの仕組化

予定表で定期実行
月一バックアップする事TODOに
TODOは週一印刷
Gmailでも仕事メール受信

3情報収集の仕組化

情報は量で勝負

大切な情報わずか
 →沢山収集する事が必要
Bulknews
 ニュースサイト選ぶと一時間毎に届く

ブログ最新情報はRSSリーダーに

雑誌は定期購読し情報収集

メルマガ

閲覧用ソフトとアドレスを持つ

情報収集のテーマ持つ

有益情報逃さない

情報スクラップはememoPadで

定期に見返す情報はTODOにメモ

記号でメモる
■:TODO
●:保留
▼:質問等

4膨大なメールを迅速に処理

メール対処

読むのは一度
返信必要か5秒で判断
その場で短く簡潔に返信

既読メールの整理

すぐ返信できないもの
 未対応に分類
 「折り返し返事する」とだけでも返信する事が重要
アウトルックの分類項目で色分け
 赤:未対応
 青:今日中に使う
 黄:返信待ち等

PART4 頭の整理

1忙しいと頭がモヤモヤ

2やるべき事TODOに全て書く

書きだすと

懸念事項なくなる
思い出す時間ゼロに
目前の仕事に集中可能

アウトルックでTODO管理

多くの情報TODOや予定表に
1つのソフトで管理可能
定期でTODO入力可能

3積極的に他人に任せる

任せる基準

時給換算で自分より安い事任せる

4チェックリストで効率化

誰でも同じ様にできる仕組み

チェックリスト利用
月末業務用
掃除用等

5会議も効率化

事前に参加者へ議題連絡

議事録その場で作成し送信

6新規事業可否も仕組みで判断

チェックリストでふるいにかける

新規事業の検討
 自分が楽しめるか
 市場が成長分野か
 ストック型になるビジネスか
 世に役立つビジネスか
10のチェック項目
①必要資金に対しROIが50%以上か
②その事業の最重要点を見極め出来るか
③最大のリスクは何か
④リスク回避方法は何があるか
⑤競合他社はどこか
⑥競合他社の売上/利益推移は順調か
⑦システム化可能なビジネスか
⑧マーケティング戦略
⑨自分がその事業やる優位性は何か
⑩損益分岐点越える売上はいくらか

7仕組みは徹底と継続が大事

仕組み守り続ける仕組み

メールのリマインダーでルール送る 

8モチベーション高める

その時一番モチベーション上がる場所で仕事

PART5 時間整理

1仕組み整理が時間の質変える

2時間整理にもTODO利用

定期タスク設定

バックアップや机の整理等

アイデアもTODOで温める

必然的に目にするとアイデアでる

ルールもTODOに

曜日ルール決める
日曜:個人の事
月曜:投資関連等

3集中できる環境で仕事効率化

頑張るタイム導入

4電話時間の効率化

自分からなるべくかけない
メール等で事前に要件伝え電話

5土日と平日分けて考えない

気持ちの浮き沈み生じる

感想

本書の基となる考えがシリーズ一冊目「仕組み仕事術」(http://bukupe.com/summary/8583
)に書かれています

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