資料作成で文書がわかりやすくなるポイント

2157views本が好き本が好き

このエントリーをはてなブックマークに追加
考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

資料作成・文書作成のプロフェッショナルになりたい人向けの鉄板本!

対象によって順序を工夫せよ

組織の活動を区分するには、活動を強調して区分するならプロセスを反映するので時間の順序に従う。場所なら、現実の地理を反映してその構造の順序に従う。特定の商品・市場なら、度合の順序に従って、ランキング基準で順序づける。組織以外のものを区分する場合、どのように機能するかを分析する。機能部分ごとに区分を行い、その機能が遂行される順序で部分を並べる。

ビジネスマンがコスト、売上、価格、投資、投資収益などを話題にするときには、ROI(投資収益率)ツリーで示される相互関係を頭に入れる。

結果の記述法

結果の記述は、一連の行動から直接得られるものを書く。

最終期待結果を具体的かつ明確な形で表現する作業を自分自身に明確に課す。ある行動のステップが完了したときにその行動の終了が確認できる表現にする。

行動の考えは最終成果が分かるように具体的に記述する。

文書がわかりやすくなるポイント

見出しはピラミッド内の考えをグループ化を反映しなければならない。

読み手は合意できるポイントから読み始めることで、あなたの考えに対してより柔軟な態度がとれる。

上位のメッセージは下部の複数の考えを要約したもの。下部の複数の考えは、上位のメッセージを説明しサポートするもの。

各キーライン・ポイントのサポートメッセージが一つだけのパラグラフで構成されている場合、下線を引くなどして、ポイント構造が目に飛び込んでくるようにする。各キーライン・ポイントが二つ以上のパラグラフで構成されるような長い文書の場合には、最初にポイント紹介を行い、そのあとに見出しを用いて展開する。(導入部、キーラインポイント、各キーラインポイントの説明)

ポイントがピラミッド下部になるにしたがい、それを明確に示す合図となるように見出しを付ける。同じレベルの考えは視覚的にも同じ形式で扱うという基本を守る。

段落始めはスペースを入れる。章の見出しは番号を付け中心に置く。この章で述べようとする重要な考えについては、事前に箇条書きで紹介すると良い。

類似の考えはパラレルに表現する。それぞれの見出しにおいても同じ表現スタイルを用いる。動詞で終われば動詞、名詞なら名詞。

ポイント全体にアンダーラインを引き、考えの階層構造をわかりやすく示す。

上位の補助ポイントは番号を付し、下線を付し、左端から書き始める。次の下位レベルでは、文頭を下げ、括弧番号を付し、下線を付す。

下位のポイントは上位のポイントから発生する疑問に直接的に答えていること。
ポイントの表現には最大の注意を払い、できるだけ簡潔にメッセージを述べる。

徹底的にポイントの絞り込みを行い、演繹法または帰納法的論理展開に必要な記述に制限する(帰納法には五つを超えるポイントは不要)。

単なる情報と考えの違いは大変重要。

感想

マッキンゼーなどのコンサルティングになる人が必ず読みたい本です。名だたるビジネスパーソンがこの本をすすめるほどの名書。まとめだけだと伝わらない買って読むべき本なので、気になった人はぜひ読んでみてくださいね。

関連まとめ

本のまとめカテゴリー


コメントを書く