「わかる」「伝わる」資料の条件と作成方法

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プロの資料作成力

学びたいこと

コンサルタントとして、クライントに「圧倒的にいい!」と言われるため、日々作成する資料のクオリティと、自分の価値を高めるための書。

はじめに

■コンサルの場合、相手がエグゼクティブの場合が多く、資料をじっくり読んでもらえる機会はほとんどない。読まなくてもパッと目を通すだけで、内容を理解してもらい、興味を抱かせるような資料を作らないと仕事にならない。
■一番重要なことは「伝える目的」、「伝える相手(ターゲット)」、「伝えたい内容(メッセージ)」を明確にすること
■資料の作り方やプレゼンがうまい本質的な理由は資料の目的、相手、内容について、ロジカルに考え尽くしているからである
■パソコンに触るのは本当に最後の仕事。最初は、自分の頭と、手書きとで、目的、相手、内容について考え尽くす必要がある。

「わかる」「伝わる」資料の条件

■「わかる」とは、2種類ある
 ・「意味がわかる」:言っていることの意味がわかる。文字どおり「意味を理解する」という意味
 ・「意義がわかる」:意味を理解した上でその意義がわかる=「意義を納得する」と言う意味
■意味がわかって、意義もわかって、初めて「わかった」といえる
 ・わかりにくい資料
  →「で、どうすればいいんですか?」
  →「おっしゃっていることはごもっともですが・・・」
 ・「わかる」「伝わる」資料とは?
  →「意味を理解」してもらうためには
  →→情報の量と質が適切で脳の本棚にちゃんと収めやすいような塊になっており、 適切なインデックスが付いて引き出しやすい状態にする
  →「意義を納得」してもらうためには
  →→内容に論理的にエラーがないことロジックが通っているだけでは不十分で、感情的にもそれが受け入れられるかどうかがキーになる

「わかる」「伝わる」資料を作るには

■比喩を使う:「わかりやすい」を「おいしい」で例えると
 ・料理:「おいしい」状態
  →【料理テクニック】咀嚼しやすい、飲み込みやすい、料理法が適切。
  →【おもてなしの心】自分のその時のシチュエーションや体調にあったメニューや献立であること  ・ビジネス:「わかりやすい」状態
  →【意味がわかる】情報の量と質が適切で脳に収めやすい
  →【意義がわかる】対象や相手が置かれた状況を配慮して、それぞれに合ったドキュメンテーションを意識することが必要

プロフェッショナルな資料の3つの要件

■要件①期待値を理解している
■要件②達成基準が高い
■要件③安心・満足・感動を与える

「わかる」「伝わる」資料作成のステップ

■おもてなしの心
 ①「何のために」という「目的(=ゴール)」をセットする
 ②「ターゲット」について徹底的に考える
 ③ターゲットに対して、「何を」伝えるのか、相手に対する「メッセージ」を作り上げる
■料理のテクニック
 ④資料の構成を考える
 ⑤「ビジュアル化」する

感想

何度も熟読して、自分の血肉にしたい本!私は本書のポイントをEvernoteに書き出し、毎日読み込んでいます。
料理とビジネスをたとえた比喩に心から納得・賛同。いずれについても「おもてなしの心」こそ重要と筆者はいう。
矢印や、オブジェクトの使い方から、表やグラフ、チャート作成時のチェックリストも記載され、実用的です。
筆者の他の書も読んでみたい。

こちらには書きれなかったので、本書のポイントは下記にアップしています。
テキストだけでなく、本書に記載の図表は理解を進めるために必須です、是非、実際に書籍を手にとって欲しいです。
http://book-review.hatenablog.com/entry/2012/09/07/071738

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