メール文章の基本ルールとよく使うメールのフレーズ集

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メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

概要

ビジネスパーソンなら誰もが当たり前のように使っているメール。しかし、誤用も多々あると気付かされる一冊。77の基本から応用ルールを、1ルール1~2ページでシンプルに纏めていて非常に分かりやすい。

メール文章の基本ルール

■メールは1往復半で終わると効率的

■件名はひと目で内容が伝わるように
×議事録をお送りします
○販促会議(○月○日)の議事録をお送りします

■返信メールで件名は変更しない

■送信者名は「フルネーム+会社名」で書く

■本文は「結論→理由→詳細」の順に書く

■住所変更などの一斉送信は必ずBCCを使う
自分宛てにメールを送ってBCCに関係者を入れれば、
情報を漏らすことなく全員へ周知が可能。

■一番伝えたいことは「一文」で表す

■簡単な用件なら1行だけで済ませてもいい

■事実と意見をはっきり分けて書く

■自分の意見には根拠を具体的に示す

■大事なメールは受け取り確認を依頼する
勝手を申して恐縮ですが、お読み頂いたら
ご確認のメールを頂ければ幸いです。
*日経BP社のアンケートによると開封確認機能は
 相手を不快にさせてしまうので、確認メールの方が良い

■返事の催促では「相手の逃げ道」を用意する
~の期限が過ぎましたが、進捗如何でしょうか?
状況をお知らせ頂ければ幸いです。

■謝罪のメールでは「原因と対策」を明確に

■今日中に結論が出せなくても「確認」のメールは24時間以内に送る

■「動詞+です」「形容詞+です」は使わない。「名詞+です」のみ

■目上の人に「了解」は不適切
○○の件、承知しました。
○○のご依頼を承りました。

■「させていただきます」は「いたします」に直す
相手から許可や恩恵を受ける場合以外は、いたしますとする。
×営業部内で検討させていただきます。
○営業部内で検討いたします。

■「~したいので」「~したいと思い」から「~したく」で表現

■メールの転送の際には経緯や目的を伝える

■1行は25文字くらいが適当

■1つのブロックは2~5行としブロック間は1行あける

■機種依存文字には気を付ける
×半角カタカナや句読点、囲み数字や文字、省略記号や年号

■よく使うメールのフレーズ集

初めてメールをお送りいたします。
メールを拝見いたしました。
○○の件、承知しました。
本日、確かに受領いたしました。
○○について、ご返答いたします。
詳細については、改めてお返事いたします。
お手数ですが、○○の受け取り確認のメールを頂ければ幸いです。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご多用のところ恐縮ですが、○○頂ければ幸いです。
ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
状況をお知らせ頂ければ幸いです。
さっそくのお返事ありがとうございました。
いつも○○いただき誠にありがとうございます。
ご要望(期待)にそえず、申し訳ございません。
なお、ご返信は不要です。
特に問題なければ、ご返信にはおよびません。
まずは、ご案内(報告)まで
まずは、用件のみにて失礼いたします。

感想

普段当たり前のように扱っているメールに対して、新卒でもない限り、細かく指摘される事がないので、本書は気付きのきっかけとなる。
シンプルに纏まっていて例文も豊富なので、しっかりと記憶に残るし、最後のフレーズ集は暗記すると便利。
改めてメール文章の大切さや難しさを肝に銘じました。

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