あらゆるタスクをルーチン化するルーチン力を身につける方法

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ルーチン力

あらゆるタスクをルーチン化して、よりスピーディに、より効率的に、より苦労なくこなすように、どんどんチューンナップする。

なぜ「ルーチン力」が必要か?

・時間を量で計ることによって、必要となる「時間量」が見えるようになる

・ルーチン力
  →時間を量としてとらえたとき、同じタスクにかかる時間が正確に見積もれる
  →仕事の質はそのままに、かかる時間量を縮小できるようになる
  →締め切りに間にある無理のない予定が立てられる
  →繰り返せば繰り返すほど、時間的な余裕がどんどん増える

・処理資源(認知資源・注意のリソース)
  →人間の脳が、一時に注意したり、記憶したり、思考したりできることの限界量
  →1つのタスクに処理資源を集中させると、仕事がはかどり、ストレスも少ない
  →同じようなタスクを繰り返すと、より少ない処理資源でこなせるようになる

仕事を徹底的にルーチン化する

・仕事の全体量が分からないときはスタートダッシュをかける
  →ある程度の分量をこなせば、全体量が見えてくる

・大きなプロジェクトは、実際にはあまり取り組みたくないという気持ちが抵抗となる
  →強引に自分の注意をひきつけるような方法を使う

あらゆる実務をルーチン化する

・クローズドリストを使う(マーク・フォスター:マニャーナの法則)
  →やらなければならないことの最大量をあらかじめ明確にしたもの
  →どこかの時点で一旦リストを閉じる(増やさない)
  →一日だいたいいくつくらいの仕事を抱えていいのかがはっきりする

・調整、改善し続けることができるタスクは、ゴールをはっきりさせておく

スケジュールにルーチンを組み込む

・スケジュールをとりあえず組み、その方針で締め切りに間に合うかシミュレートする
  →「これでいける」という安心感を得ないと、人は集中して物事に取り組めない
  →脳は一般に、勝算がはっきりしたとき、十分なエネルギーを供給する傾向がある

・終わった業務をチェックする作業が必要
  →時間指定のないタスクは、永遠に終わらない可能性が高い

毎日の業務をルーチン化する

・絶対に動かせない仕事=「壁」
  →壁以外の仕事は、その日のうちに終わるのならば、いつ取り掛かってもいい
  →壁までにいくつかの仕事を終えておこうという動機が強まる(〆切効果)

・頭を使う仕事は午前中に行う
  →その日のうちで思考力・論理力が最も働くため
  →迷ったら精神的につらそうなことを午前中に終わらせてしまう
  →午後はそれほど多くのタスクを詰め込むことができない

1つ上のルーチン

・ボトルネックを見つけ出したら
  →1時間以内にできる仕事に分別
  →2つ以上の時間帯に行う

・予定表やタスクリストに、やる理由が明快なことしか書き込まない
  →やる理由がハッキリしない仕事に使う時間はない

・「やりたいだけ」の仕事は先送りになってしまう
  →やりたい仕事のルーチン力がつかない
  →やりたい仕事を、可能な限り一切の仕事に優先して予定表に割り込ませる

・事前に十分な仕組みさえ用意しておけば、意識や目的意欲などなくてもゴールに到達することが可能

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