パソコンを活用した文書作成方法

4846viewsyuutayuuta

このエントリーをはてなブックマークに追加
パソコン「書く力」が面白いほどつく本 (知的生きかた文庫)

いい文章とは人を動かす文章。パソコンを効率的に使う事でいい文章が手早く書ける!パソコンの活用に主眼をおいた文書作成法の本。やや提案、企画文書向け文書の内容が多いです。

「成果を上げる文章」の法則

「いい文章」とは、書き手の思惑通りに読み手の心を動かす。
「構成」「書き出し」で印象がかわる。
パソコンを効果的に使うことでいい文章が書ける
○考える作業
◆蓄積
・5W1Hで思考を広げる
◆整理
・5W1Hで書かなくてもわかる、重要でないことを削除する

○書く作業
◆構築
・残った要素を見て構成を決めて書き始める。
・相手に興味を持ってもらうため、伝えたい事/オリジナルの部分/他人の興味を持つ部分
 の視点を持つ
・読み手は誰?共感して欲しい相手は?相手の知識は?
・パソコンだからこそ考えながら書ける

「相手が読みたいこと」を書く

・相手を「説得しようとしない」。「納得させる」
・「○○ではないでしょうか」―疑問形を使って相手の心に入る!

◆人間の行動の5段階(アイドマ)を意識した書き方
・A:Attention..文章の存在を知ってもらう
・I:Interest...興味を持たせるよう書き出しを工夫する
・D:Desire.....文章に共感してもらう土壌を作る
・M:Memory.....強調するポイントを3つに絞り、繰り返したりして、印象付ける
・A:Action.....判断材料を最後に用意して決断を促す

「文書で人を動かす力」

・決裁権がある相手―メリットを伝える
・決裁権がない相手―稟議書の書き起こしの「後工程」に考慮した資料作り。(要点を箇条書きした1枚文書を用意する等)
・「自分が伝えたい情報」より「相手が欲しい情報」を考える

「パソコンで書く」コツ

◆Word
・おせっかいな「入力オートフォーマット」をオフにする
・「アウトライン機能」で文章の構成を考える
◆Excel
・強調したいセルに色づけ/コメントをつける
・フッターにデータの出典を表示して、文書の信頼度を高める

「書くスピード力」

・とにかく無駄な時間をかけない。
 相手に送るまでのスピードも「書く力」の一つ。
・素早く書くための方法:文書の目的を低くする。
・まず「ヒアリングシート」を作成し、「相手を知る」。
 「問題点は?」「ターゲットは?」そして次の段階につなげる。
・「書く力」がつくほど、「仕事する力」は高まる

感想

パソコンの活用に主眼をおいた一風変わった文章法の本。
パソコンの活用より文書作成の点で、
色々納得するポイントがあっておもしろく読めた。

この本で主張されているように「相手が誰」で、「どう思って(動いて)ほしい」
「相手は何を知りたがっている」を意識するというのは、仕事の文章では本当に重要。
相手に「で、何?どうして欲しいの?」と言われる文章は、最悪。

また、文章をすばやくつくって素早くアクションするってのも共感。
早くリアクションすると、印象、評価が違う実感がある。

パソコン活用についてはコピペや、アウトライン機能があるので書きながら
考え構成を練れるというのはその通りですね。
この本を読む前から、無意識に活用してた。
確かに書いた後、コピペで記載が移動できるってのはパソコンの強みなので、
もっと構成に意識をむけた方がいいのかもしれない。


関連まとめ

本のまとめカテゴリー


コメントを書く