ホリエモン流メール処理術!

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100億稼ぐ超メール術 1日5000通メールを処理する私のデジタル仕事術

about

2004年、元livedoor堀江貴文氏(以下「ホリエモン」)が書いた著書。
当時も時の人だったホリエモンの仕事術を紹介しています。
毎日5000件のメールを処理しているホリエモンだが、本書はメール処理術を中心に書かれています。注意としては、当時はg-mailなどがまだ無かったり、メーリングリスト(以下「ML」)が出たばかりというのを踏まえて読んでいただければ幸いです。LINEとかSkypeがまだない時代なんですよね。

主題

本書の主題は

「即断即決とフラットな組織の維持」

「全てはスピードのために」。でも正確さを失わずに。当時を知っている人はわかると思うんですけど、livedoorは凄い速さで成長していました。すぐに正確な判断を下すために無駄は省き、効率を高めていたんです。そのひとつが今回のメール術であります。

本書は以下3つの章で構成されています。

1章:「1000人の部下を一人で管理する日報メールの破壊力」
2章:「会議メーリングリストは会議の99%を不要にする」
3章:「堀江流・これが私の実践メールテクニックだ!!」

1章:1000人の部下を一人で管理する日報メールの破壊力

■目的

「多くの部下を的確に管理し、親密に保つこと」

■日報の特徴

○同じ事業部の全員が読める状態にする
同僚に読まれることを期待して書くので、読みやすく書く技術が自然と付くようになる。更に従業員同士の潤滑油になり、社員がどういった気持ちで仕事に取り組んでいるかや仕事ぶりがわかる。

○楽しんで書く
ストレスにならないように書く工夫をする。livedoorではフランクに書くことでストレスを減らすと同時に、組織のフラット化もしている。ランチ批評を日報に書いていたら、社内で話題になりプラスに働いたケースがある。

○単刀直入に書く
ダラダラと無駄に長い文を書かず、要点だけを書いて送る。また、メールではニュアンスが伝わらないので指示をする場合は具体的かつ箇条書きにし、ミスリードを防ぐ。

○労務管理として従業員の就労時間管理にも利用
どの仕事に取り組んでいるか把握するために独自にジョブコードを配布する。労働時間も日報に記入。労働時間は自己申告制。日報を10日以上遅らせたら減給にする

○その他
・返信メールはすぐ書く
・メールはどこかで傍受されていると思って書く
・メールは誤解を生じやすいツールだと意識する

2章:会議MLは会議の99%を不要にする

■目的

「無駄な会議を減らし、活発な議論を生み出すこと」

■MLの特徴
○MLは職域ごととプロジェクト/案件ごと

○プロジェクト毎にMLを作る
チームの連携や調整をスムーズに行うことができる。決定事項や議事録を流すことで、欠席者も情報確認でき、疑問の問い合わせや進歩状況の確認もできる。間違いを見過ごす可能性を低くできる。

○その他

・緊急対応用のMLを作っておく
・会議で決める必要がない細かい決定事項は各自が持ち帰ることで効率化
・みんなで話し合いをしなければならないフェーズではあまり有効ではない
・メールを使いこなせない人もいることを忘れずに。
・メールの最大の欠点は時間を共有できないこと

メールの欠点を、リアルタイムでやり取りできる/フランクに会話できる/ログが残るインスタントメッセンジャーの利用(現在ではチャット)で解決できるかもしれない。

3.「堀江流・これが私の実践メールテクニックだ!!」

・パソコンは一台でメールも一元管理
・受信したそばから処理
・10秒で返事できるメールは先に処理
・受信BOXをTODOリスト化
・自分が使いやすいようにフィルタリング
・キーボードのショートカットを駆使
・メールで詰められる要件は徹底的にメールで詰める

おわりに

当時はこんなに使いこなせてなかったなぁ。。。
今だったら、どんな感じだろ。。。
googleドキュメントで共有して、Skypeで会議をし、LINEで連絡する的な!

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