仕事のムダを削り、自分の時間にあてるための6つのテクニック

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仕事のムダを削る技術 (ソフトバンク新書)

概要

仕事のムダを削りたい、無駄な仕事をなくしたい

なくした分ムダな時間を自分の時間にあてたい

という人のために教えるたった6つのテクニックです

なぜ仕事は終わらないのか?

◆仕事が終わらないのは?
 ・(個人の能力に対して)仕事が過剰=ムダな仕事をしている
 ・効率が悪い=仕事にムダが多い
 ⇒ムダさえ減らせば、仕事は終わる!

◆ムダな仕事をしない6つのステップ
 ①決める=短時間に仕事を終わらすと決める
 ②仕分ける=一日の仕事を観察し、仕分ける
 ③絞る=やるべき仕事を絞る
 ④マルチタスク=同時進行で仕事を行なう
 ⑤仕組み=仕組みを作り改善を継続して効率を上げる
 ⑥協力=他人の時間を有益にする

決める

◆決める
 ・できるかできないかではなく、やる
 ・やるを決めたら、あとはやり方を考える

◆決心できない人にすすめる3つの方法
 ・メリットを考える(ムダが減れば自分の時間ができる)
 ・目標を数値化して掲げる(一日四時間だけ働くなど)
 ・余裕ができたらやりたいことを決めておく(やりたいことのために時間を作りたくなる)

仕分けて絞る

◆一日の時間を棚卸しする
 ・ムダを削るにはムダを知ること

◆大きな仕事3つまでに絞る
 ・一日の仕事に限界はあるので3つに絞る
 ・もし余裕ができたら増やせばいい

◆会社やチームのビジョンや目標に合った仕事をする
 ・組織に所属する人は優先順位に合ったことからするといちばん早く仕事が進む
 ・優先順位がわからないなら上司や先輩に聞く

◆断れない仕事がきたらどうするか?
 ・終わらせることのできない仕事を断るよりも、できないスケジュールを立てるほうが無責任
 ・もしどうしても限界を超えてムリなら、上司と相談する

◆二分(短時間)でできる仕事がきたら
 ・優先順位に関係なくやってしまうのがいちばん効率的

マルチタスク

◆頭を使わないでできる仕事を組み合わせる
 ・集中しなくてもいいので同時にやっても質が落ちない

◆メイン⇒サブ1⇒メイン⇒サブ2とルール化する
 ・メインとサブは似たいような作業(書くなど)3つにまとめる
 ・ルール化すると考えている時間がないので、すきま時間が発生しない
 ・飽きてきたら別の作業をすることで集中力を増す

仕組み

◆整理の仕方は最高の仕組み
 ・整理の究極の方法は整理しなくてもいい状況を作ること

◆モノをできるだけ持たない
 ・紙はもたずにデータをPCに保存して検索できるようにする
 ・メールはフォルダを作って振り分けず検索する
 ・メモ・ノートはデジタル化して楽に早く見つける(エバーノートなど)

◆仕組みは改善され続けなければならない
 ・改善する時間を最初から作っておく
 ・地道に明日は今日より良くを目標に

◆継続をするための5つのコツ
 ・目的をたくさんもつ
 ・楽しめるようにする
 ・簡単にできるように工夫する
 ・変化を加える
 ・「やらない理由」を「やる理由」に変える

協力

◆コミュニケーションは効率化が難しい
 ・時間がかかるのは仕方なく、かかった分の時間をムダにしない

◆ムダな会議を減らすコツ
 ・会議の目的を明確にする
 ・参加者を少なくする
 ・会議の終了時間を決める
 ・意思決定方法を決めておく

◆アイデア出しを活性化させるためにツイッターをながら見する
 ・人のつぶやき写真などを見て、組み合わせたらどうだろうと一人ブレストしてみる
 ・一人で考えるよりも新鮮なアイデアが出やすい

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