すごい会議の手順

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すごい会議-短期間で会社が劇的に変わる!

すごい会議の手順

<会議の前>

1、自分自身のうまくいっていることを紙に3つ以上書く

2、○年○月○日までに~~(測定可能なこと)を達成することによって、
  ~~(精神的意味合い)となる」という文章をまずは一人で5秒で書く

3、望む成果を得るために、マネージすべきことをリストアップ。
  誰を呼べば一番うまくいくかリストを作成。参加者への期待を明確にして招待。

<会議スタート>

4、会議室をセットアップ
 ①会議のリーダーは、お誕生日席に座る
 ②4時間以上の会議では、クッキーなどを用意
 ③やばい話ができるぐらいのプライバシーがキープできる場所
 ④携帯電話はオフ(マナーモードではなく)にしておく
 ⑤会議室の入り口にファイヤーウォール(緊急伝言板)を設定
  「この会議のメンバーへのメッセージは、ここに張っておいてください。
   休み時間に確認します」とポストイットを数枚張っておく。
 ⑥巨大ポストイットを用意(意見をまとめるのに便利)

5、会議の参加者に「うまくいっていること」を3つ以上書いてもらい、それを発表してから会議を始める。
⇒前向きな雰囲気になる。

「どうしても見つからなければ『電灯がついている』ことでもかまわないので、
 それを書いてください」

※書いたことを一つ読んだら次の人。3~4周まわる。書いてから発表すると…
  ・話を短くまとめることができる
  ・記録として残せる
  ・他の人の意見に左右されず、意見を発表できる
  ・みんなの意見が平均的に出てくる

6、この会議で得たい成果を紙に書いて発表してもらう
⇒「参加させられてる」ではなく「なにかやってやろう」という気分になる。

7、達成の障害となっている問題や懸念を書き出し、それらを「どのようにすれば~」の形に書き換える。

8、「言えない問題はなにか」を書いて「どのようにすれば~」のかたちに書き換える

9、「この会社のひどい真実はなにか?」「あなた自身のひどい真実はなにか」を書いて「どのようにすれば~」のかたちに書き換える。
⇒問題の本質が出てくる。
 これらの問題を放っておいたままでは、問題の根は絶やすことができない。

10、「戦略的フォーカス」を参加メンバー全員で創り、合意し、約束する。
⇒共有共感の持てる短期的で明確な目標を手に入れる。

「X年Y月Z日までに
 ~~(なんらかの数値または測定できること)~~を達成することによって
 ~~(欲しいインパクト)~~となる。」

11、戦略的フォーカスにニックネームを付ける。
  それを達成するのに、必要不可欠な担当分野を6程度決める。
 そして、戦略的フォーカスを達成するのに、一番効果的な担当者を決める。

12、「誰が」「いつまでに」「なにをして」「どんな成果を出すか」を一覧にしたコミットメントリストを作成。
→「毎週月曜日8AM~15分ミーティングを行う」など、進捗を最低1週間に一度チェックするしくみを合意しておく

13、「いまから1ヶ月以内に、自分の起こす一番大きな、インパクトはなにか?」を各自が書いて発表する

 ①明確な目標が合意され
 ②自分になにが期待されるかが明確になり
 ③自ら宣言した約束がある
 これがあると、会議室を出てアクションを起こしたくなる。

<会議後>

14、コミットメントリストの進捗チェック

・イントラのどこどこにファイル入れておくから、「みんな毎朝(毎週)自分でアップデートしてねー」ではなかなかうまくいかない。

・進み具合の欄は○%というかたちではなく「このままいくとスケジュールどおりに終わるか?」
 「0」=スケジュールどおりに終わる
 「+3」=3日早く終わりそう
 「-7」=1週間遅れそう
⇒これがあると、ギリギリになって「できません」ではなく、1ヶ月前から「放っておくと7日遅れる」というのが見えるので、対策が立てやすい。

#問題解決#
ビジネスは必ず「問題」にぶちあたる。そんなときは下記を書き出す。

①問題、懸念、望ましくない状況

②理想の状態を想像し、「どのようにすれば~」の文章に書き換える
(ここでパワフルな質問ができれば、ほぼ成功)

③現状(問題、懸念、望ましくない状況)に関してどんな事実やデータがあるか。
 なにが起きているか?どんなことが感じられるか?

④どんな解決策の可能性があるか?

⑤いつまでにどれをやるか決める。
(担当者と期日と望まれる成果を明確にする)

印象に残った言葉

・放っておくと会議の時間の95%は「コメントの交換」に使われている。
これを「明確化のための質問」「代替案の提示」「リクエスト」の3つだけに絞ると面白いほど会議が前進する。

・新しいサービスを立ち上げようとすると、頻繁に「砂漠に水をまいているような気分」になることがある。いくらまいてもまいても、砂に吸い込まれ、本当にこの努力を続けていていいのか迷ってしまう。

・無茶な目標を掲げるのはそんなに難しくない。それを実現するために、日々出合う「唯一の正解」がない状態でも前進するしかない。

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