最後まで読んでもらえる文章を書くための「分かりやすい文章」の技術

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「分かりやすい文章」の技術―読み手を説得する18のテクニック (ブルーバックス)

概要

プレゼンテーションの鉄人が教える

最後まで読んでもらえる文章を書くためのちょっとした18のコツを伝授

「分かりやすい文章」を書くための5つの技術

1.構成の技術(分かりやすい文章構成で趣旨を素早く伝える)
2.レイアウトの技術(ポイントを強調した文字面で趣旨をアピールする)
3.説得の技術(論理的な主張で読み手の同意を得る)
4.センテンスの技術(趣旨をスムーズに伝える)
5.推敲の技術(文章をなめらかにする)

趣旨を素早く伝える構成の技術 3つのテクニック

①まず重要なポイントから書き並べる
 ・重要ポイントを先に書いてしまう
  【例】送別会のお知らせ「○月○日○時~」「会場○○ホール」「会費○○円」など

②要点を先に、詳細は後に書く
 ・概要が先にあると、読み手はその後のことが理解しやすい
 ・「結論が先、理由は後」「主張は先、根拠は後」「結果は先、原因は後」に
 ・概要を冒頭に置くと、関心がある人は続きを読んでくれ、ない人は読まない
 ・もし長い文章なら、最後のもう一度「要点」を書くと読み手の心に残る

③不要な情報を書かない
 ・趣旨と無関係な情報は、雑音と同じ

読む気にさせるレイアウトの技術 4つのテクニック

④改行したり空白行を入れる
 ・改行や空白を挿入することも「見やすくなる」ための技術
 ・小さなかたまりに分解すると「分かりやすそうだ!」という印象を与える
 ・100段の階段よりも、10段の階段ごとに踊り場があったほうが登れそうと感じるのと同じ

⑤親子関係・並列関係を明示する
 ・情報構造を整理してあげると、読み手に楽
 ・親子関係とは大項目と小項目
  【例】親「動物」、子「ライオン」「ペンギン」など
 ・並列関係とは同じ分類の対等な項目
  【例】「ライオン」「ペンギン」「馬」など

⑥「かたまり」を明示する
 ・かたまりやグループ分けの境界を明示する
 ・改行・段落の文字下げなども有効
 ・ワープロ・ソフトなら「フォント」「フォントサイズ」「太字」なども行なう

⑦見出しをつける
 ・冒頭に概要を書くのと同じ効果がある
 ・主題を【15文字以内】で要約すると理想的

読み手を同意させる「説得の技術」 4つのテクニック

【説得力のない文章とは?】
 ◆「A⇒B」の⇒(線)の説明が下手な文章のこと
 ◆「線を明確にする」「線の分かりやすさ」が説得力を増すカギ

【4つのテクニック】
⑧正確な論理で書く
 ・「A⇒B」の2つの弱点
  ①「A」が真実であるの?
  ②「A⇒B」の「⇒」は真実なの?
 ・実験データなどの裏づけを加えることで弱点を補強をする

⑨読み手の視点で書く
 ・専門家の文書は初心者には理解できない
 ・不特定多数向けであっても、読み手を具体的(小学生向けなど)にする
 ・読み手が疑問が持ちそうなところには、文章中に補足をいれておく

⑩自分の感情は抑えて書く
 ・大袈裟な表現、失礼な表現は書き手の信頼を失わせる
 ・【定形文を活用する】と目的が伝わる
 ・お礼や励ましの文章などプラスの感情を伝える文書ならば感情を豊かにしてもいい

⑪比喩を使う
 ・比喩の説得パワーは絶大

趣旨をスムーズに伝える「センテンスの技術」 4つのテクニック

⑫センテンスを短くする
 ・大きなステーキよりサイコロステーキが食べやすいのと同じ
 ・平均【40文字以内】を心がける

⑬事前に分解しておく
 ・句点「。」読点「、」を使う
 ・区切り記号(「」、【】、・など)を用いる

⑭曖昧さをなくす
 ・修飾語と非修飾語を近づける
 ・2つ以上節を含むならば、センテンスを分解する
 ・代名詞の示す先をはっきりさせる
 ・具体的(数値、例示など)に書く

⑮キーワードを書く
 ・繰り返し使うような言葉はキーワードを作ってしまう
 ・ただし、先にキーワードは説明をしておく

文章をなめらかにする「推敲の技術」 3つのテクニック

⑯無駄を削る
 ・重複語(普段の平熱⇒平熱など)
 ・過剰な修飾語
 ・不要な接続詞
 ・無意味な語尾(投稿することが可能である⇒投稿できる)

⑰自然な語感にする
 ・語順の4原則
  Ⅰ強調したい修飾語ほど先頭に
  Ⅱ長い修飾語ほど前に
  Ⅲ概要説明の修飾語ほど前に
  Ⅳ節の修飾語は句の修飾語より前に
 ・同音を繰りかえさない(「の」「で」を何度も使わない)

⑱丁寧に表現をする
 ・敬語を使う
 ・敬語の2つの原則
  Ⅰ忘れてしまった原則を思い出す
  Ⅱ敬語を過剰に用いない

最後に

下記で「分かりやすい表現」の技術も紹介しています。
こちらもご参考にしてください。
http://bukupe.com/summary/2397

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