説明は相手の欲しい内容であるべき 一番伝わる説明の順番

2234views橘

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一番伝わる説明の順番

【本の概要】

・説明の順番や方法論に特化したビジネス書になります。
 伝えたいことを整理する方法や短く伝えるためのポイント、相手の思考を整理する方法など様々なノウハウが載っています。

・タイトルの説明の順番はもちろんですが、それ以外の説明に関するノウハウが記載されています。
 また伝わりづらい説明についても記載されているので、振り返りという意味でも参考になります。

・人に何かを伝える人、つまり幅広い人におすすめできる一冊です。
 プレゼンテーションや教育に限らず、仕事をしている限りは説明というコミュニケーションは必要不可欠です。
 なので、どんな人が読んでも参考になるノウハウがあります。

【この本を選んだ理由】

より効率的に伝える手順はないのかと思い、この本を手に取りました。

年次やメンバーの都合上、後輩や協力会社に業務の説明をする機会が増えてきました。
バックグラウンドが異なるメンバーに、より効率良く伝える手順はないのかと考えていました。

【引用を交えた感想】

■結論の前に、前提を揃える

ビジネスにおいて、結論から話すことは誰でも知っているし、やっているでしょう。
しかし前提を意識するというのは、あまりやっていないのではと思います。

>> 前提となる情報は共有できているか? (61ページより)

相手が知っていなければ、結論から話しても効果がないです。
ある程度の理解レベルにないと、結論が伝わりません。
前提を揃えるという意識はなかったので、そこは意識していきたいと思います。。

■相手が知りたいこと順番で話すための4ステップ

説明は相手が知りたい情報でなければ、意味がありません。
知りたくもない情報を説明されても、耳に入らないと思います。
そのためのステップは以下となります。

>> ①:相手の知りたいことを明確にする ②:自分が伝えたいことを明確にする
>> ③:情報のギャップがないか確認する ④:ギャップを埋めるために、何が必要か考える(92ページ)

今までのやり方は、何を説明しようかなと自分本位の思考が多かったです。
今後はまずは①相手の知りたいことを明確にするを意識してみたいと思います。

・伝えたいことを可視化する方法

そもそも説明において、自分が何を伝えたいのかが整理できない場合のノウハウです。
用意するものは紙とペンなので、準備はあまりいりません。

>> ①:経験した順番、考えた順番に書き出す    ②伝えたいことに印をつける
>> ③:印のついた部分をカタマリとしてまとめ直す ④各カタマリについて、文章化
>> ⑤:カタマリの並び順=説明順序を決める (123ページ)

①の順番に書き出すは実際にやった結果、かなり有効でした。
頭の中だけでは、アレもコレもといった具合になるので、思考が散漫になりがちでした。
まとめるという意味で有効です。
また紙に書き出す段階で、思考の漏れや気づきも得られる点も良かったです。

感想

今までは我流の説明方法でした。説明の仕方を学んだ機会がなかったので、
自分なりにまとめた内容、もしくは他の人の受け売りでした。
また説明不足を細かくフォローをすることで、
相手の理解ができていない部分を埋めていくスタイルだったと思います。

今後は、前提を揃えるといった知識はなかったので、まず説明前に前提確認を取り入れようと思います。
また主張や相手の要求を理解するための、ノウハウも手に入ったので随時試していきたいと思います。

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