わかりやすい文書作成に役立つ! 公務員の文章術、メール術

3722viewshalmahalma

このエントリーをはてなブックマークに追加
誰も教えてくれなかった公務員の文章・メール術

まとめを読んでくださる皆様に

文書作成やメールの基本が分かりやすく書かれています。
公務員以外の方々にもオススメできる良書です。

リスク回避の文章術

○「お詫びします」だけでなく「申し訳ありません」まで書く。
○「今回は」という言葉を使わずシンプルに謝る。
○「大変申し訳ありませんが、お答えできません」ではなく
 「お答えできません。大変申し訳ありません」とする。
○謝罪の際には①原因②解決策③具体的行動を書く。
○「ご存じないかと思いますが」ではなく「ご存知かと思いますが」とする。
 肯定的な文章を心がける。
○「~が一般的かと思います」は使わない。
○「大変遺憾です」は使わない。遺憾に思うのではなく、謝罪して反省を伝える。
○「条例第~条により定められています」を使わない。
 法律で決まっていますと書く前に、相手に対する思いやりを表現する。

「わかりやすい文章」作成術

①文章も見た目が大事
○見やすくする3つのポイント
・図表やイラストを入れる
・漢字を少なくする
・改行、空白を入れる

②仕事文は「結論先出し」が基本
○先に結論がわかると理解しやすい
○「起承転結」は仕事文に向かない
○逆三角形の文章構造(結論⇒理由・経緯⇒より詳しい説明)
新聞や行政文書などの情報を伝える文章に、小説のようなワクワクドキドキはいらない。

③パラグラフを意識する
○パラグラフ(段落)に分ける
序論では論点の予告、結論を書く

○段落内の文章の構成法
・トピックセンス(議論の提示、予告)
・サポーティングセンテンス(具体例、理由、事例)
・コンクルーディングセンテンス(まとめ)
○1パラグラフ1トピックの原則

⑤「わかりやすい文章」の作成手順
(1)何のために、誰に向けて書くのか
(2)何が言いたいのか
(3)その根拠は
(4)関係は
(5)順序は
(6)見出しは

⑦「1文30字」の原則
1文が長いとはじめのほうに書いてあったことを忘れてしまう。

⑧1文を短くするコツ
短くするためのポイント
○不必要な語は削る
○繰り返しを避ける
○読点、接続詞で文を分割する

⑩3ステップ校正法
(1)出典をチェックする
・電話番号、人名、地名は間違ってないか
・情報の正確さ、信頼性
(2)主語・述語の対応をチェック
・論理の矛盾や飛躍はないか
・内容の重複や説明不足はないか
・1文は長すぎないか
・二重否定などわかりにくい表現はないか
・文体(ですます体、である体)は統一されているか
(3)表現をチェック
・不要な語を使ってないか
・難しい表現、文語的な言葉を使ってないか

⑬知っておきたい表記のルール
(1)日時、年齢、金額、数量などの数字の表記には、原則として洋数字を使う。
  例:5日午後1ごろ、太郎さん(35)
(2)それ以外は漢数字を使う。
  慣用句:五十歩百歩、
  万以上の単語:10万人、100億円(5百円)とはしない
  あいまいな数字:数十個、二十数人、何百回、5万数円人
  読み誤るおそれがある場合:二、三十年前 四、五百キロ

お知らせ文書作成術

○書く前に頭の中を整理する
(1)伝えたいキーワードを明確にする
(2)階層を考える
(3)関係を考えて図式化する

イベント・講座情報の伝え方

○ターゲットを具体的に描く
「誰にでもきて欲しい」では「誰もこない」。
~~さんならどうかという、具体的なイメージが必要。

失敗しない公務員のメール術

○「to」「cc」を使いこなす
「to」・・・あなたに送ります、返事が欲しいときはtoで送る
「cc」・・・念のため送ります、ccを使うときは本文中に書く
「bcc」・・・こっそり送ります、面識のない人同士にはbccで送る

○件名で用件の5割は伝える
・いつのことなのか、日時を具体的に書く
・何のことなのか、固有名詞を書く
・どうしてほしいのか、用件を書く

○公務員の言葉遣いは見られている
・あいさつ、名乗りを怠らない
・各位や部長の前後に、様や殿をつけない
・誰が読んでも解釈が同じになるような具体的な表現を書く(日時、場所は特に)。

○機種依存文字は使わない
・Windows⇒Macintoshはこうなる
  ①  ⇒ (日)
  ②  ⇒ (月)
  ③  ⇒ (火)
  Ⅰ  ⇒ (特) 
  Ⅱ  ⇒ (監)
  Ⅲ  ⇒ (企)
  kg  ⇒  ?
  

○添付ファイルのマナーを守る
・わかりやすいファイル名にする
・メール本文中にファイル名を書く
・相手が持っていないソフトを使わない
・ファイル容量は2MBまで
・ファイル数は3つくらいまで
・圧縮はzip形式で

関連まとめ

本のまとめカテゴリー


コメントを書く