★世界のトップ企業「トヨタ」で学んだ!?★ 誰もが簡単にできる♪♪ 〜「紙一枚!」思考・情報整理法〜

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トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

誰もが簡単に、情報を整理し、考えをまとめ、伝える技術

◆「トヨタの1枚」ならではの《3つの特徴》

①一目で全体が見える(一覧性)
②枠がある(フレーム)
③枠ごとにタイトルがついている

◆「紙1枚」で頭の中を「見える化」する

  • 読んでわかるのではなく、見てわかる1枚になっている
  • 紙に書き出すと「わかる」「わからない」が見えてくる
  • 「フレーム」と「テーマ」があることで、読み手は「この部分に何が描かれているのか」が、ひと目でわかる
  • 短時間で読んだ人が決断を下せる「1枚」にする

◆時間を大幅に節約できる

  • 伝える時間も短くなる
  • 万が一自分が仕事を休んでも、紙一枚を引き継ぎに残せば、仕事はきちんと進む

★「トヨタの1枚」に共通する《5つのテーマ》

①目的

②現状

③課題

④対策

⑤スケジュール

★基本の《3つのステップ》

①考えるベースとなる情報を書類に「整理」する

②自分なりの「考え」を書類に「まとめる」

③書類の内容を誰かに「伝える」

★「エクセル1」

◆《3つの素材》

  • テーマ
  • 3色(緑、青、赤)のペン
  • 紙1枚

◆《使い方》

①フレームを作る(緑色)
 基本は四角いマスが縦2横4列(=16個)表
 応用して増やしても良い(32、64...)
②(各マス)キーワードで埋める(青色)
 一番左上の最初のマスには、日付とテーマを記入
③(それぞれのキーワードへの)考えを書き出す(赤色)
 

◆ポイント

  • 時間制限を設ける
  • 1回で完璧にやろうとしない
  • PCより手書きが良い
  • 目的を見失いそうになったら「『そもそも』何のために『この1枚』を作るのか?」と自問して修正する
  • 書類の読み手をはっきりさせる

 Q.読み手は誰か?
 Q.読み手にどのような反応をしてもらいたいか?

★伝え方に困ったときの「構造フレーズ」

◆まとめるときのキーポイントに「ひとことで言うと?」

  • 多くても最大3つまで

 ※「3」という数が、人が一度に覚えるのにもっとも適当な数

  • 誰かに何かを伝える時、まずは話の「構造」を先に示してあげると、より短時間で、より正確に理解してくれるようになるし、話も聞きやすい

◆構造フレーズ例

  • 「この企画の強みを一言で言うと」
  • 「理由は3つあります。まず一つ目は...」
  • 「実現は3つのステップで進めます。第1ステップは...」

◆応用する

  • スピーチやプレゼン
  • 打ち合わせや会議のメモ
  • 仕事の優先順位をつける

◆応用「ロジック3」

①「1P?」という質問の答えを考える
②「Q1」「Q2」「Q3」の質問を立てる(What、Why、How)
③質問への答えを書く
④書いた内容を元に説明する

◆誰でも論理的に話せる《3つの切り口》

What
Why
How

◆手で書く作業が論理的な思考回路を鍛える

◆「5回のWhy?」よりも「5回のHow?」で考える

  • なぜを5回繰り返す

◆「エクセル1」や「ロジック3」は、いずれは、紙やペンなしでも伝えるようになるためのガン替え方の癖をつける基礎練習

◆「伝わる」の本質は「山登り」のようなもの

【整理する】登り始め。メッセージを絞り込む
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【考えをまとめる】山頂。紙一枚にまとまった状態
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【伝える】下山。3つのポイントからはじまり、詳しく説明をつけていく
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《伝わる!!》

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