相手の疑問に合わせて文章を書け!

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入門 考える技術・書く技術

文章は相手の疑問に合わせて
アウトラインを選択する必要がある

OPQ分析

O:Objective(読み手が目指す望ましい状況)
P:Problem(問題、すなわち現状とObjectiveとのギャップ)
Q:Question(読み手の疑問)
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:Answer(答え/文章の主メッセージ)
上記をふまえて伝えたいことを明確にする

回答となる文章を書くときの注意点
・すべて読み手の視点で表現する
・現実と理想の比較のトピックを外さない
・文書の主メッセージはQに直接答える
・書く目的を考える
・読み手の状況を理解する

要約メッセージ

・グループ化し要約メッセージをつくる
・メッセージに従ってグループをつくる
要約メッセージの注意点
・名詞で止めない
・あいまいな言葉は使わない
・メッセージはただひとつの文章とする
・しりてが接続詞(あいまいな接続詞)は使わない
・「So what?」(それでなにがいいたいの?)を自問する

文書構造と接続詞

・「なぜそう判断するかといえば」などつなぎ言葉で検証する
・1つの考えを短く明快に書く
・文章構造の縦と横の二次元を意識する(伝えたい事と論拠の並列関係に問題がないこと)
・文書全体はピラミッド構造に(一つの主張を下部の論拠が支える)
・メッセージの固まりがわかるようにする
・ロジカル接続詞を使う(前後のつながりが明確な「であるがゆえに」などの接続詞)

メールは感謝の言葉にPDF

・感謝の言葉:Thanks
・文章で伝えたい事を簡潔にP:Purpose Statement
・文章で伝えたい事を詳細にD:Detail
・今後のアクションをF:Follow-Through

おわりに

相手に伝わりやすくするために
・工夫できることを試していく
・実践してまた工夫する
・シンプルさを損なわないように留意する
代表的な文が構造化してありわかりやすい

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