マニュアルは手順書でなく、暗黙知を形式知に変え、企業の行動規範となるもの!伸びる企業はマニュアル上手

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マニュアルのつくり方・生かし方

マニュアルとは何か?

マニュアルとは何か?

マニュアルの語源は「手に持った本」
はたすべき職務の具体的な内容を明示、
各作業手順を明確化
そして完全に文章で表現しようとしたもの

あるべきマニュアル像

押し付けや固定化された教条ではない
関係者の合意に基づく決め事であり、常時見直しが図られる
例外を許さない唯一絶対の決め事ではない

使えるマニュアルの条件

完璧さを求めるのではなく、いい湯加減と同様な意味での「いい加減」さが必要
完璧でなくてよい
モノマネは排する、まず「何のためにマニュアルをつくるのか」という方針、目的を固める
自前のマニュアル作成体制のすすめ
組織ぐるみの体制づくりが不可欠(マニュアルがすべてではない)

マニュアルの種類

規範マニュアル:社会貢献のあり方
業務マニュアル:標準的な処理要領
取扱い・使用説明マニュアル:How to Do
教育訓練マニュアル:社員の能力開発

使えるマニュアルの作成手順

企画

「誰に」「何のために」つくるか明確にし、目的を4つ以下に絞る
関連資料の収集
5W1Hでマニュアルの要件定義を明確にする

調査・分析

マニュアルに盛り込む構成要素とその作業内容を洗い出す

設計

目次の作成
マニュアルのフォーマットの決定

制作

各節ごとの細かな筋書きを設定する。
用語、記述法を統一したうえで執筆する。
過去終えた原稿は関係者に査読を依頼し修正

導入・運用

マニュアル活用に向けての研修会の実施
提案制度の導入などによるマニュアルに対する改善提案の受け入れ

機能分析

対象を分類・整理し、その機能を洗い出し体系化する
小→中→大分類へと上昇する分類方法がお勧め
仕事全体の棚卸
業務全体を図示する(機能関連図を作成する)

マニュアル文章の書き方

1センテンスは35~55文字
漢字と仮名の割合は3対7を目安にする
マニュアルの種類、使用目的によって文体をわける
一文一義
「等」「思われる」「考えられる」といった、あいまいな表現を避け言い切り方にする
主語と述語を対応させる
現在形、能動態、肯定型の文章でかく

図解表現で説明力アップ

箇条書きにする
目的に合ったグラフを選ぶ
チェックリストで一覧表示する

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