ビジネス文書作成のマナー

3246viewsパオスパオス

このエントリーをはてなブックマークに追加
接遇の達人ANAのCAが明かす 21世紀型 デキる男のビジネスマナー

ビジネス文書の目的

ビジネス文書の目的は、社内外を問わず、相手に正確に伝えることと、記録に残すことにあります。仕事を進める上で、文書でのやりとりは不可欠で頻繁です。それだけに、ビジネスパーソンとしてのスキルが問われます。では、ビジネス文書のポイントをまとめてみましょう。

①社内向け、社外向けを書き分ける

社内文書は、敬語を用いず、挨拶も省いて、用件だけを簡潔に書きます。社外文書は、前文に時候の挨拶、末文に締めくくりの挨拶を書き添え、敬語を用います。どちらも、決まったフォーマットがありますので、それに従って書くと良いでしょう。

②A4サイズ1枚にまとめる

表やグラフ、地図などが必要な場合は、「別紙参照」として、添付資料をつけましょう。

③責任者のチェックを受ける

文書ができあがったら必ず上司の承認を受け、承認印などをもらいましょう。特に社外文書は会社としての文書になります。誤字、誤表記などがないよう注意してください。

④メールに添付して送る場合は、PDFで

文書の内容は、発信者が作成した内容が変わってしまうことを避けなければなりません。変更、加工が難しいPDFファイルにしましょう。

パワーポイント活用のコツ

最近は、会議でのプレゼンテーション資料にパワーポイントを使うことが一般的です。

①ビジュアル重視で言葉は少なく
②出席者の年齢に配慮してフォントの大きさを決める
③テーマと提案者を最初のページに記載する
④資料の出所は、同じページの中に明記する

パワーポイントで作ったものを、そのまま配布資料にすることが多いのですが、それだとどうしても文字量が増えて見にくくなります。できれば別々に資料を作り、パワーポイントではイメージを表現し、配布資料では細かい説明や表を入れるようにすると良いでしょう。配布資料としても活用する場合は、文字やグラフの大きさ、コピーがカラーか白黒かによって工夫が必要です。

社内文書作成のポイント

用件のみを簡潔にまとめましょう。挨拶の言葉などは不要です。対象が多人数の時は「各位」、個人宛は「●●部長」など、役職名を入れます。A4サイズで1枚におさめるのが基本です。

社外文書作成のポイント

挨拶文などを交えた礼儀正しい文書にしましょう。本文は前文(拝啓など)+主文(さて~)+末文(今後とも~)の組み合わせで成り立ちます。別記で具体的な内容を伝えます。最後の結びも必要です。

感想

マナー全般がわかっていい!

関連まとめ

本のまとめカテゴリー


コメントを書く