【仕事が終わらないを抜け出す】減らして減らして、とことん減らす仕事術

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「仕事が終わらない! 」を抜け出す200のアイデア パンク寸前の自分を守る超仕事削減術

一日を有効に使う「プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ(PWF)」を提唱していることが当書の特徴です。 一日に90分節約できるという方法論をポイントでまとめました。

イントロダクション

仕事は多いよりも少ないほうが良い。そのほうが集中して良い仕事ができる。
がむしゃらに働いても昇給、昇進の可能性は不透明。だから組織でビジネス戦略にかなった仕事をするべき。
会社からは一時的な頑張りではなく長期的に安定して結果を出すことが求められている。自分の強みに特化し、燃え尽きないようにする。

PWFは次の6ステップから構成される。

1.やるべきことをきめる

毎日仕事後に自分に問い合わせよう。「今日は生産的に仕事ができたか。それとも、ただ忙しかっただけか?」

HITリスト(High Impact Task)

その日にやり終えられる仕事。10個以内。
飛び込み作業があれば上司にこのリストを見せて調整する

マスターリスト

やりたいこと全て。職場で成功するために必要なリスト。重要だが急を要さない仕事を洗い出す

やらないことリスト

見えるところに貼ろう。他人がやる仕事をしていれば相手が望んでいなくても受け渡す

2.スケジュールを立てる

スケジューリングの基本

・可能なものは他人に任せるかアウトソースする
・ルーティンを作る
・一日を正しく組み立てる
  HITリストで重要な項目はスケジュールに入れる
  何時に取り組みどれくらいかかるかを考えておく

ノーといえるようになる

・他人が自分のやることリストに勝手に追加することを許してはいけない
・できたら良いのですが、という前ふりをつけて好意的に断る

3.集中する

外からの邪魔への対処

・音楽を聞く
・メールソフトを閉じる

内なる邪魔への対処

・自分で決めた時間を厳守する
・思考が脱線するため、短時間の休憩を取り過ぎない
・マルチタスクしない

思いついたら書き留めるメモリーリスト

することではなく覚えておきたいことをみつけたらメモする
仕事への着手が楽になる

4.新しい情報を処理する

紙ファイリングのテクニック

・進行中ファイル。毎日使う
・プロジェクト別
・年に一回は使う
・アーカイブ。年に一回もつかわない

備忘録ファイルを作る。一日ひとつ。未来のミーティング資料を印刷して挟んておく

5.ワークフローを円滑にする

無駄のないコミニュケーションをする

不必要な修飾子や曖昧な言葉を避ける
要求を明確に。

チームへの問いかけ

・退屈な仕事は何

6.自分の能力をコントロールする

自分の能力以上のことを背伸びすると生産性は下がる。機械ではないので8時間労働を超えると生産性は半分になる。自分のバッテリーにあった目標を立てる。週末休むことでフル充電できる。

笑う。笑おうが不満を言おうが状況は変わらない。イライラしてもエネルギーを使うだけ。笑いは百薬の長。
全てかうまく行かない時は周りと笑いを共有しよう

幸せなものに囲まれる。学位記や表彰状。達成したことを思い出せるようにする。ペットやおもちゃなど。

おわりに

人間は機械ではない。適度なワークライフバランスと十分な休憩があって高い生産性がだせる。
ワーカホリックは会社で評価されさるかもしれないが、離婚や鬱といった代償も伴う。
自分の人生の優先度を最後からトップに持ってくるには、自制心が必要。PWFにて人生を楽にしよう。

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