自分がはたらくのではなく、「仕組み」に働かせよう!「仕組み」をつくる方法

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最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術

「仕組み」があなたの仕事を変える

なぜ「仕組み」が必要なのか

「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出るシステム」のこと
できるビジネスマンは「仕組み」づくりができる

「仕組み化」が必要な仕事と、そうでない仕事

・作業系の仕事...頭を使わないで処理できる仕事
・考える系の仕事...頭を使って考える必要がある仕事
【作業系の仕事】に「仕組み」づくりが有効
作業系の仕事を効率化し、考える時間に割り当てる

自分の仕事に「仕組み」をつくる

・成功体験を「仕組み化」する
・ルーチンワークを「仕組み化」する
・「仕組み」づくりは、将来の自分への投資
・忙しいときこそ、成長するチャンス

「仕組み」でチームを動かす

・新人や若手に必要なのは成功者のマネ
・問題があると感じたら、まず「仕組み」を見直す
・失敗も「仕組み化」できる

続ける「仕組み」をつくる

・小さな目標を作る
・他人のパワーを使う

「仕組み」仕事術・3つの黄金ルール

1.才能に頼らない
2.意志に頼らない
3.記憶力に頼らない

「作業系」の仕事を効率化

仕事の内容と手順をチェックシート化する

使えるチェックシートをつくるコツ

・ToDoと詳細欄を分ける
・出来るだけ詳細に書く(2度目からはアルバイトでもできるように)
・判断をいれない

毎日、毎週、毎月行うことは1回目にチェックシートを作る

あらゆるタスクを一元管理

データ管理の基本をおさえよう

・なんでも放り込む(記憶しないで記録する)
・フォルダを細かく分けすぎない
・ファイル名にルールを作る
・その他フォルダを作る
・バックアップする

TO DOリストを使って、あらゆるタスクを一元管理

・PCのタスク管理機能を活用する。
 Outlookがお勧め(スケジュール、タスク、メールが一元管理できる)
・思いついたものは、迷わずにリストにいれる(ペンをカバンに入れる等)
・アィデアやメモは自分宛にメールを送る

一日かかっていた仕事が2時間で終わる!「考えない」仕事術

・優先順位をつけず楽なタスクから一気に片付ける
・作業系は朝のうちに終わらせる
・考える系は定期的にリマインドして、潜在意識に植え付ける(1回で終わらなくてよい)
・終わらなかった仕事は?
 (1)タスクが抽象的だった
  →タスクを細分化する
 (2)やる気がなかった。
  →やる時期でなかった。リストから削除する。必要になったらタスクリストに再登録する

メール処理に「仕組み」をつくる

・その場で返信する
・5秒以上、判断に時間をかけない
・文章は20行以内にまとめる
・選択肢を2つ以上用意する

情報収集も「仕組み化」しよう

「仕組み」で考える人の“7つの習慣”

1.楽することにこだわる
2.シンプルに考える
3.記憶せずに記録する
4.わからないことは聞く
5.自分の時間を、時給で判断する
6.上手くいっている人のマネをする
7.自分の「型」にはめる

LAST 「仕組み」仕事術が目指すもの

「仕組み」仕事術が目指しているのは、仕事の骨組みを検討し、最適な方法を組み立てること。
テクニックの数でなく、本当に使えるシンプルな仕組み。
「仕組み」化すれば、頭の中はいつもすっきり
「仕組み」づくりの第一歩は、まず書き出すこと
才能とは、努力を継続できること
壁にぶつかったときこそチャンス。

感想

考える系(頭使う)仕事と作業系(頭使わない)仕事に分け、作業系仕事は仕組化して、考える系の作業に時間を割こうという本。仕組みをつくったら、他人に作業させればよいと。他人というかコンピュータにやらせればいいよね。スマホ、タブレットが普及して常時稼働しているコンピュータが個人が持っている今、重要な考え方だ。本書では触れられてないけど、「作業系の仕事は仕組み化されたら、最終的にコンピュータに変更されそうなので、そら就業率も下がるわ。」と恐怖を覚えながら読んだ。

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